Découvrons cette semaine le regard croisé de Virginie De Vita, Responsable Documentation & Administratif Qualité, et de Rafaël Tachot, Technicien Informatique.
En quoi cette période de crise a-t-elle bousculé votre fonctionnement habituel (vie personnelle et professionnelle) ?
(Virginie)
Après un arrêt de 5 semaines pour des raisons médicales, j’avais hâte de pouvoir revenir au siège pour reprendre ma vie professionnelle. J’avais commencé une reprise en douceur en télétravail une semaine avant le confinement.
Au début, j’ai ressenti quelques craintes et doutes face à cette situation inédite à laquelle il a fallu s’adapter. J’ai pu compter sur ma hiérarchie, bienveillante et à l’écoute, qui a su trouver les mots pour me rassurer et trouver un mode d’organisation adapté à cette situation qui allait durer dans le temps.
Sur le plan professionnel, cela a renforcé ma conviction d’être au service des équipes dans les établissements dans mes missions et d’être utile solidairement comme lorsque j’ai participé à la confection de masques en tissus.
Côté vie personnelle, mon mari a également été en télétravail, ce qui a rassuré nos deux grands enfants.
(Rafaël)
Au niveau professionnel, nous avons eu un gros challenge, celui de nous adapter soudainement au confinement. Du jour au lendemain, tout le siège est passé en télétravail : un défi de taille ! Nous avons fait en sorte que tout le monde soit équipé matériellement et ait rapidement accès à l’informatique afin de maintenir de bonnes conditions de travail. Nous avons maintenu parallèlement notre activité principale de soutenir les établissements pour venir en aide aux personnels ayant besoin de support informatique. De notre côté, nous avons dû aussi nous organiser puisque nous allions également devoir travailler à distance. Tout cela a été compliqué. Les 2 premières semaines ont été denses, et au fur et à mesure, nous avons trouvé notre méthode de travail pour l’attribution des missions. Nous avons mis une organisation en place, pour que certains collaborateurs puissent également réceptionner les équipements informatiques. Nous avons partagé ces missions entre Cécile, Yohan et moi-même. Au final, cela s’est bien déroulé. Plusieurs outils nous ont permis de garder une bonne collaboration à distance. Au début, nous utilisions WhatsApp puis progressivement, nous avons déployé un nouvel outil, Teams, une plateforme d’échanges virtuels pratique pour maintenir le contact entre nous.
Sur un plan personnel, je n’avais pas de notion de télétravail avant le confinement. Un sentiment partagé. Dans ce contexte précis, le changement a été soudain car nous y avons été confrontés toute la semaine. Comme pour beaucoup, je pense que le télétravail a ses avantages, mais dans une certaine mesure. Cela a été une nouvelle habitude à prendre, un rythme à suivre, une routine quotidienne pour se mettre mentalement dans de bonnes conditions de travail. N’ayant pas d’enfants, j’ai eu cette chance de travailler dans un environnement plus calme que certains… J
Au niveau des amplitudes horaires, les premières semaines ont été compliquées. Nous avons eu un plan de charge plus important, avec de nouvelles demandes que nous n’avions pas l’habitude de traiter. Aujourd’hui, cela va beaucoup mieux.
Avez-vous engagé de nouvelles initiatives ou modifié vos pratiques ?
(Virginie)
Mes missions ont été complètement modifiées. Dans la première période de confinement, j’ai réalisé beaucoup de veille sur les réseaux sociaux pour recueillir les bonnes pratiques et trouver des informations pour faciliter le quotidien des équipes sur le terrain. En étroite collaboration avec Morène (Assistante Patrimoine) et en lien avec l’équipe communication, nous avons mis en place des outils de recueil pour relayer les bons plans de solidarité sur le blog Groupe.
Je suis également venue en renfort du service communication sur le recueil et le suivi des dons sur l’ensemble de nos sites. J’étais en charge du suivi des remerciements à adresser au nom du Groupe. Cette collaboration structurante et fluide s’est très bien passée et m’a permis de recréer du lien avec l’équipe com et sa nouvelle directrice, Mme Hénaff.
Mon travail de GED s’est poursuivi en toile de fond, avec une priorisation sur les procédures spécifiques COVID, que nous avons voulues simples et claires, en cohérence avec nos réflexions et travaux en cours sur la simplification de la GED et de la bureautique. Travaux et réflexions sur lesquels nous avons, par ailleurs, mis l’emphase, pendant cette période de télétravail, en lien avec Anne (Responsable Qualité et RSO).
(Rafaël)
Nous avons dû refaire toute notre organisation au niveau de la hotline. Du fait que nous soyons tous en télétravail, la gestion de cette dernière a été suspendue. Ce système de réception aléatoire des appels n’a pu être techniquement conservé à distance. Nous avons donc opté pour une autre solution, la mise à disposition d’un répondeur téléphonique afin de recueillir les demandes par messagerie. Et il incombait aux membres du service de rappeler le collaborateur en difficulté le plus rapidement possible.
Nous avons essayé de promouvoir du mieux que possible notre nouvel outil de ticket : un suivi des demandes par mail. Ce changement, initié en janvier, requiert une modification des prises en charge des demandes de dépannage. Tout s’effectue par mail. Nous n’étions pas sûrs au début mais les collaborateurs se sont bien adaptés au système du ticketing et sont plus actifs sur l’outil. Au début, certains étaient réfractaires au changement et utilisaient notre ancienne adresse de messagerie. D’autres encore avaient pris l’habitude de nous appeler. Mais au final, le confinement a eu du bon ! Les collaborateurs laissent de moins en moins de messages vocaux, ce qui facilite notre organisation de travail. Nous étions moins dérangés par les appels téléphoniques. L’ensemble du groupe a suivi ces nouvelles pratiques.
Quelles opportunités cette expérience de crise peut-elle ouvrir pour le futur ?
(Virginie)
Le mot d’ordre pour moi était de prioriser les établissements. Faire en sorte, par mes actions et contributions, que les équipes puissent mener à bien leur mission sans interférer et sans les sur-solliciter.
Cette expérience m’a appris à me mettre en retrait tout en travaillant pour eux.
Sur le plan personnel et professionnel, j’ai réussi à m’assouplir, à lâcher prise au bénéfice des autres, à me pacifier en quelque sorte.
A l’avenir, je pense que cela va rester dans ma façon d’être et de penser.
J’ai été particulièrement touchée par le fait de voir à quel point les gens étaient soucieux de nos personnels en établissement. Cela s’est traduit par des attentions quotidiennes, des dons, des messages, des marques de soutien, comme nous en avons eu la preuve, tous les soirs, à 20 heures.
(Rafaël)
Je pense que le télétravail va être amené à se développer. Ce mode de travail évolue dans les mentalités de chacun. Si nous pensions qu’il n’était pas adapté en terme de productivité, force est de constater qu’au final, nous avons tous fourni les efforts nécessaires pour maintenir notre rythme de travail. Cela prouve aussi que nous pouvons nous adapter rapidement pour faire face aux difficultés. Pour le futur, nous sommes aussi rassurés quant à nos capacités à surmonter de nouveaux obstacles.
Nous avons aussi développé de nouveaux supports, comme Teams. Pour le coup, la visioconférence va également se répandre au sein du groupe pour les prochains mois à venir. Pour l’instant, l’outil est mis en place au siège, et nous le déployons progressivement pour les DMR, attachés de direction… Bientôt, nous l’intégrerons au bureau virtuel pour que les personnes en établissement puissent l’utiliser plus facilement.
Le mot de la fin :
(Virginie) Cette expérience a renforcé ma fierté d’appartenir au Groupe ACPPA, mais aussi ma conviction de l’importance du rôle des fonctions support au siège vis-à-vis des établissements, et de la nécessité de la transversalité dans l’intérêt de tous.
(Rafaël) Le confinement a été une épreuve pour tout le monde. Il nous a cependant beaucoup aidé, au niveau du service, dans l’organisation, l’efficacité et la solidarité.
Au niveau du groupe, beaucoup de personnes comptent sur notre aide et c’est valorisant pour nous. Les collaborateurs se sont bien adaptés au changement et en ce sens, je souhaite les remercier de leur patience, leur compréhension suite aux difficultés que nous pouvions rencontrer. Nous faisons le maximum pour leur rendre service et avons eu jusqu’à présent des retours positifs. Cela nous fait chaud au cœur.
