Dans une époque où la simplicité et l’efficacité sont au cœur des préoccupations, le Comité de Direction du Groupe ACPPA a franchi une étape significative en validant la mise en place d’un outil de dématérialisation des factures fournisseurs.
« Cette décision marque une transition majeure vers une gestion plus moderne, fluide et en phase avec les évolutions réglementaires en matière de facturation. » nous dit Camille Ferret, Responsable du Contrôle Interne.
Une équipe Projet dédiée, soucieuse de faire les choix les plus adaptés aux besoins du Groupe et à la dynamique de la réglementation, a minutieusement évalué plusieurs prestataires. Après un processus de consultation et d’évaluation, le choix s’est porté sur Yooz, un prestataire dont les fonctionnalités correspondent de manière optimale aux besoins et aux ambitions du Groupe ACPPA.
Une Transformation Numérique au Service de la Simplification
L’outil de dématérialisation des factures fournisseurs apporte une réelle transformation numérique dans la gestion administrative du Groupe ACPPA. Son fonctionnement est simple et efficace : il permet d’intégrer les factures, qu’elles soient reçues par voie postale ou par e-mail. Ensuite, l’outil propose une comptabilisation, alerte le Responsable de service concerné pour une validation technique, puis informe le Directeur lorsque des factures sont en attente de validation et de paiement.
Une Gestion Facilitée et Collaborative
L’outil offre une gamme de fonctionnalités qui facilitent la gestion des factures. Il permet la consultation informatique des factures, avec la possibilité de créer des filtres pour un accès plus rapide. De plus, il autorise le téléchargement de pièces jointes en cas de besoin et offre la possibilité d’envoyer un e-mail au fournisseur en cas de litige. Il favorise également les échanges entre un valideur technique et son Directeur, facilitant ainsi la résolution de tout doute ou problème concernant la facture.
Un Planning de Déploiement Bien Pensé
Le Groupe Projet a élaboré un planning de déploiement réfléchi pour assurer une transition en douceur vers ce nouveau mode de gestion des factures. L’automne 2023 verra le déploiement sur trois sites pilotes, à savoir les Cristallines (69), les Magnolias (69), et les Tuiles Vertes (66), ainsi que sur des Services du Siège Social à Francheville. Le début de l’année 2024 marquera la deuxième phase de déploiement, s’étendant à tous les établissements du Groupe, ainsi qu’au Pôle Formation Santé.
Un Pas Vers l’Avenir : Économie, Efficacité et Écologie
Ce changement représente bien plus qu’une simple transition technologique. En remplaçant le traitement papier des factures fournisseurs par une gestion informatisée, le Groupe ACPPA réalise des gains de temps et d’efficacité considérables. Cette transition générera également des économies de papier, de frais postaux et de gestion d’archives, contribuant ainsi à l’objectif d’une démarche plus écologique et durable, en lien avec le Projet Associatif du Groupe « CAP 2028 » et son engagement RSO. Le Groupe Projet mettra également en place une formation efficace pour tous les utilisateurs : e-learning, guide d’utilisation ou hotline.
Planning de déploiement :
Automne 2023 – Déploiement sur les trois sites pilotes et paramétrage des spécifiques, à savoir les Cristallines, les Magnolias et les Tuiles Vertes, ainsi que sur des Services du Siège Social.
Début 2024 (courant 1er trimestre) – Déploiement sur tous les établissements ainsi que le Pôle Formation Santé et autres structures du Groupe.
Le traitement papier des factures fournisseurs, lourd et fastidieux, sera remplacé par une gestion informatisée, plus fluide et génératrice de gains de temps.
En lien direct avec notre Projet Associatif Cap 2028, des économies de papier, de frais postaux et d’archives seront réalisées.
